খাতা ছাড়া বাড়ি ভাড়ার হিসাব রাখবেন যেভাবে

ঢাকা, চট্টগ্রাম বা সিলেটে আপনার এক-দুটো ফ্ল্যাট থাকলে খুব সম্ভব ভাড়ার হিসাব থাকে তিন জায়গায়: ড্রয়ারে একটা খাতা, আপনার স্মৃতি, আর বিকাশের মেসেজে ভরা ফোন। এই ব্যবস্থা মোটামুটি চলে যায়। তবে কিছু পরিচিত জায়গায় এসে আটকে যায়: দুই কিস্তিতে ভাড়া দেওয়া ভাড়াটিয়া, যে মাসে আপনি বাইরে, মার্চ মাস নিয়ে একটা তর্ক, কিংবা ট্যাক্স রিটার্নে যখন জানতে চায় ফ্ল্যাটটা আসলে কত আয় করল।

এই গাইডে ভাড়ার হিসাব রাখার এমন একটা সহজ নিয়ম দেওয়া হলো, যা টিকে থাকে। খাতায়, স্প্রেডশিটে বা অ্যাপে, যেখানে খুশি চালাতে পারেন। আসল ব্যাপার হলো কাঠামোটা, কোন জিনিসে লিখছেন সেটা না।

খাতা কেন কাজ করে না

ভাড়ার খাতা সাধারণত তারিখ আর টাকার একটা তালিকা: "৪বি, ৫ সেপ্টেম্বর, ২৫,০০০ বিকাশ"। এতে লেখা থাকে কত টাকা এল। কিন্তু লেখা থাকে না কত পাওনা ছিল। তাই কেউ পিছিয়ে আছেন কি না জানতে হলে বারো মাসের "দেওয়ার কথা ছিল" মাথায় আবার সাজিয়ে মেলাতে হয়।

বাকি সমস্যাগুলো এখান থেকেই আসে:

• ভেঙে দেওয়া টাকা হারিয়ে যায়। "৩ তারিখে ১০,০০০, ১২ তারিখে ১৫,০০০" দুটো আলাদা লাইন, কেউ যোগ করে না।
• বকেয়া চাপা পড়ে। ভাড়াটিয়া এই মাসে দিলেন, কিন্তু জুলাইয়ের টাকা এখনো বাকি। খাতায় দেখায় এই মাসে টাকা এসেছে, সব ঠিক আছে।
• প্রমাণ ছড়িয়ে থাকে। বিকাশের এসএমএস ফোনে, নগদ টাকার কথা শুধু খাতায়, চেক ব্যাংকের স্টেটমেন্টে।
• অ্যাডভান্সের কথা ভুলে যাওয়া হয়। বছরখানেক পরে বাসা ছাড়ার সময় যে সংখ্যাটা সবচেয়ে দরকার, সেটা লেখা ছিল প্রথম পাতায়, তারপর কেউ আর দেখেনি।

নিয়ম: প্রতি ফ্ল্যাটের প্রতি মাসের একটা হিসাব

সমাধান হলো, টাকা আসার আগেই লিখে রাখা কত পাওনা। প্রতিটি ফ্ল্যাটের প্রতি মাসে একটা করে লাইন:

মাসের প্রথম দিনেই, কোনো টাকা আসার আগে, সেই মাসের সব লাইন বানিয়ে ফেলুন। এবার পাতাটাই একমাত্র জরুরি প্রশ্নের উত্তর দেয়: কার কাছে এখনো কত পাওনা? খাতা যা পারত না, "বাকি" কলামটা সেই কাজ করে দেয়।

কয়েকটা নিয়ম হিসাব পরিষ্কার রাখে:

• শেষ তারিখ মানে দেরি ধরার আগের দিন, ভাড়া দেওয়ার দিন না। ঢাকার বেশিরভাগ চুক্তিতে লেখা থাকে "১০ তারিখের মধ্যে", সেটাই ধরুন।
• ভেঙে দেওয়া টাকা একই লাইনে বসবে। "পেয়েছি" প্রথমে ৳১০,০০০, পরে ৳১৮,০০০। দ্বিতীয় কিস্তির জন্য নতুন লাইন খুলবেন না।
• বকেয়া শোধ হয় পুরোনো মাস থেকে। ৩এ যদি অক্টোবরে ৳১৮,০০০ দেন অথচ সেপ্টেম্বরের ৳৮,০০০ বাকি, আগে সেপ্টেম্বর শোধ করুন, তারপর ৳১০,০০০ অক্টোবরে বসান। বেশিরভাগ বাড়িওয়ালা এভাবেই হিসাব করেন, আর এতে পুরোনো পাওনা নতুন পেমেন্টের আড়ালে লুকায় না।

প্রতিটি পেমেন্টের রসিদ দিন

প্রতিটি পেমেন্টের জন্য, যত ছোটই হোক, নম্বরসহ একটা রসিদ দেওয়া উচিত। রসিদ তিনটা কাজ করে:

1. ভাড়াটিয়া ঠিক জানেন তাঁর টাকা কীসের জন্য: কোন মাস, কোন ফ্ল্যাট, কত টাকা।
2. দুজনের কাছেই একটা রেফারেন্স থাকে। "মনে হয় সেপ্টেম্বরে দিয়েছিলাম" দিয়ে যে আলাপ শুরু হয়, "রসিদ ৪২" দিয়ে সেটা শেষ হয়।
3. বিকাশ, ক্যাশ বা চেক, যেভাবেই ভাড়া আসুক, সব প্রমাণ একই ধরনে থাকে।

শহরে বাড়ি ভাড়া নিয়ে যে আইন, সেই বাড়ি ভাড়া নিয়ন্ত্রণ আইন, ১৯৯১ অনুযায়ী ভাড়া পেলে বাড়িওয়ালার রসিদ দেওয়ার কথা। আর বাস্তবে, যেকোনো মতবিরোধে নম্বরসহ রসিদই সবচেয়ে ভালো সুরক্ষা।

ভালো রসিদে থাকে আপনার নাম, ভাড়াটিয়ার নাম, ফ্ল্যাট, কোন মাস বা মাসগুলোর ভাড়া, টাকার অঙ্ক, কীভাবে দিয়েছেন আর ট্রানজেকশন আইডি, তারিখ, আর রসিদ নম্বর। ফরম্যাটটা বিস্তারিত আছে, একটা ফ্রি রসিদ তৈরির টুলসহ, বাড়ি ভাড়ার রসিদের ফরম্যাট লেখায়।

সব পদ্ধতি একইভাবে মেলান

টাকা আসে নানাভাবে, আর প্রতিটির চিহ্ন থাকে আলাদা জায়গায়। সবগুলো একইভাবে লিখুন, রেফারেন্স থাকলে সেটাসহ:

• বিকাশ আর নগদ: এসএমএস থেকে ট্রানজেকশন আইডি লিখে রাখুন। পরে মেলানোর সবচেয়ে দ্রুত উপায়।
• ব্যাংক ট্রান্সফার: ব্যাংকের অ্যাপ বা স্টেটমেন্টের রেফারেন্স।
• চেক: চেক নম্বর, আর আলাদা হলে কবে ক্লিয়ার হলো।
• ক্যাশ: বাইরের কোনো চিহ্ন নেই, তাই রসিদই একমাত্র প্রমাণ। ক্যাশের বেলায় কখনো রসিদ বাদ দেবেন না।

অ্যাডভান্স রাখুন আলাদা লাইনে

প্রতিটি ভাড়াটিয়ার অ্যাডভান্স একবার, আলাদা করে লিখুন: কত টাকা, কবে দিয়েছেন, আর চুক্তিতে এ নিয়ে কী লেখা (যেমন, "নোটিশের পর শেষ দুই মাসের ভাড়ায় সমন্বয় হবে")। মাসিক লাইনের সঙ্গে মেশাবেন না, আয়ও ধরবেন না। লিজ শেষ না হওয়া পর্যন্ত এটা ভাড়াটিয়ার টাকা।

ভাড়াটিয়া নোটিশ দিলে এই লাইনটা লাগবে। তখন কী হয়, আছে ভাড়াটিয়ার অ্যাডভান্স ন্যায্যভাবে সমন্বয় গাইডে।

মাসে দশ মিনিটের মিলিয়ে দেখা

মাসে একবার, "১০ তারিখের মধ্যে" পেরোনোর পর ১২ তারিখের দিকে, ছোট করে একবার দেখে নিন:

1. প্রতিটি লাইনের একটা অবস্থা আছে। শোধ, আংশিক, নাকি বাকি। কোনো ঘর ফাঁকা নয়।
2. বাকি আর আংশিকের পেছনে লাগুন। সেদিনই ভদ্রভাবে মনে করিয়ে দিন। যত আগে বলবেন, আলাপ তত সহজ।
3. মাসের মোট করুন। যত ভাড়া পাওনা, তার মধ্যে কত উঠল। একটা সংখ্যাতেই বোঝা যায় মাসটা স্বাভাবিক কি না।
4. আগের মাস বন্ধ হয়েছে কি না দেখুন। আগের মাসের যা খোলা, সেটা এখন বকেয়া। আলাদা করে চিহ্ন দিন।
5. প্রমাণ গুছিয়ে রাখুন। ট্রান্সফারের স্ক্রিনশট, চেকের ছবি, রসিদের কপি, মাসের নামে একটা ফোল্ডারে।

মাসে দশ মিনিট মানে আন্দাজের বদলে জানা। ট্যাক্স রিটার্নের সময় এলে বছরের আয় আগে থেকেই যোগ করা থাকে।

খরচও লিখুন, নইলে অর্ধেক গল্প জানবেন

ভাড়া হলো আয়, কিন্তু ফ্ল্যাটের খরচও আছে: সার্ভিস চার্জ, মেরামত, হোল্ডিং ট্যাক্স, ভাড়াটিয়ার হয়ে দেওয়া বিল। প্রতিটি ফ্ল্যাটের জন্য আরেকটা তালিকা রাখুন: তারিখ, কীসের জন্য, কত টাকা। বছর শেষে পাওয়া ভাড়া থেকে এই খরচ বাদ দিলে যা থাকে, সেটাই ফ্ল্যাটের আসল আয়। সংখ্যাটা প্রায় সবসময় বাড়িওয়ালাদের ধারণার চেয়ে কম হয়, আর এটা জানা থাকলে পরের বছরের ভাড়া ঠিকঠাক ঠিক করা যায়।

স্প্রেডশিট, নাকি অ্যাপ

ওপরের সবকিছু খাতাতেও চলে, যদি নিয়ম মেনে চলেন, আর স্প্রেডশিটেও চলে, যদি ফর্মুলায় অভ্যস্ত হন। ঝামেলাগুলো আসলে ব্যবহারিক: সময়মতো মাসের লাইন বানানো, ফাঁক ছাড়া রসিদের নম্বর দেওয়া, সেগুলো পাঠানো, আর ফোন ও ল্যাপটপে একই হিসাব রাখা।

Griho ঠিক এই কাজগুলোই করে। লিজ থেকে প্রতিটি ফ্ল্যাটের প্রতি মাসের ভাড়া নিজেই তৈরি করে। টাকা পেয়েছি চাপলে পেমেন্টটা সবচেয়ে পুরোনো বাকি মাসে বসে, রসিদে নম্বর পড়ে, আর হোয়াটসঅ্যাপ বা ইমেইলে ভাড়াটিয়ার কাছে চলে যায়। মাসের মোট আর কে পিছিয়ে আছেন, খোলার সঙ্গে সঙ্গে প্রথম স্ক্রিনেই দেখা যায়। নেট না থাকলেও ফোনে চলে। কীভাবে, দেখুন প্রতিটি ফ্ল্যাটের ভাড়ার হিসাব পেজে।

ছোট চেকলিস্ট

• প্রতি ফ্ল্যাটের প্রতি মাসে একটা লাইন, টাকা আসার আগেই বানানো
• শেষ তারিখ মানে দেরি ধরার আগের দিন
• ভেঙে দেওয়া টাকা একই লাইনে; বকেয়া শোধ হয় পুরোনো মাস থেকে
• প্রতিটি পেমেন্টের নম্বরসহ রসিদ, ক্যাশসহ
• ক্যাশ ছাড়া প্রতিটি পেমেন্টের রেফারেন্স
• অ্যাডভান্স আলাদা লাইনে, কখনো আয় হিসেবে নয়
• প্রতি মাসের ১২ তারিখের দিকে দশ মিনিটের মিলিয়ে দেখা
• প্রতিটি ফ্ল্যাটের খরচ লেখা, যাতে আসল আয় জানা থাকে

আগামী মাস থেকেই শুরু করুন। এক তারিখে লাইনগুলো বানান, টাকা আসার সঙ্গে সঙ্গে ভরুন, আর প্রতিবার রসিদ দিন। তিন মাস পেরোলে খাতাটাকে অনেক ঘুরপথ মনে হবে।